Πολιτική Απορρήτου

Τελευταία ενημέρωση: 08/11/2026

1. Ποιοι είμαστε

Το StaySync είναι πλατφόρμα διαχείρισης για ξενοδοχεία και καταλύματα (κρατήσεις, portal πελάτη, πληρωμές, επικοινωνία με πελάτες, λειτουργία). Τη παρέχει η:

Για τα δεδομένα των πελατών ενός ξενοδοχείου, υπεύθυνος επεξεργασίας είναι το ξενοδοχείο και το StaySync ενεργεί ως εκτελών την επεξεργασία, μόνο με εντολή του ξενοδοχείου. Για τα δεδομένα των χρηστών των ξενοδοχείων (λογαριασμοί προσωπικού) και των επισκεπτών αυτού του ιστότοπου, υπεύθυνος είναι η FHOTELS Α.Ε.

2. Ποια δεδομένα επεξεργαζόμαστε

• Στοιχεία πελατών που καταχωρεί το ξενοδοχείο ή λαμβάνει από τα κανάλια κρατήσεών του: όνομα, email, τηλέφωνο, εθνικότητα, ημερομηνίες και στοιχεία κράτησης, δωμάτιο, ποσά και κατάσταση πληρωμής, αιτήματα και σημειώσεις, απαντήσεις σε ερωτηματολόγια, έγγραφα check-in όταν τα συλλέγει το ξενοδοχείο.
• Μηνύματα μεταξύ ξενοδοχείου και πελατών (email και, όπου το ξενοδοχείο το έχει συνδέσει, WhatsApp — βλ. ενότητα 4).
• Λογαριασμοί χρηστών ξενοδοχείου: όνομα, email, ρόλος, καταγραφές σύνδεσης.
• Τεχνικά στοιχεία: διεύθυνση IP, browser, cookies συνεδρίας και γλώσσας που χρειάζεται η υπηρεσία για να λειτουργεί. Δεν χρησιμοποιούμε διαφημιστικά cookies.

Τα στοιχεία κάρτας πληκτρολογούνται απευθείας στη σελίδα του παρόχου πληρωμών (Viva Wallet, ePay)· το StaySync δεν βλέπει και δεν αποθηκεύει ποτέ αριθμό κάρτας.

3. Γιατί τα επεξεργαζόμαστε

• Για τη λειτουργία των υπηρεσιών που χρησιμοποιεί το ξενοδοχείο: κρατήσεις, επιβεβαιώσεις, σύνδεσμοι πληρωμής, portal πελάτη, check-in/check-out, τιμολόγηση.
• Για να λαμβάνει ο πελάτης τα μηνύματα που επιλέγει το ξενοδοχείο (επιβεβαίωση κράτησης, αίτημα πληρωμής, πληροφορίες πριν την άφιξη, απαντήσεις).
• Για την ασφάλεια και τα αντίγραφα ασφαλείας της υπηρεσίας και για τις νόμιμες υποχρεώσεις (π.χ. φορολογικά παραστατικά).

Νόμιμη βάση είναι η εκτέλεση της σύμβασης κράτησης μεταξύ πελάτη και ξενοδοχείου, οι νόμιμες υποχρεώσεις του ξενοδοχείου και το έννομο συμφέρον του να επικοινωνεί με τους πελάτες του· για προωθητικά μηνύματα, η συγκατάθεση του πελάτη.

4. WhatsApp

Ένα ξενοδοχείο μπορεί να συνδέσει τον δικό του αριθμό WhatsApp Business στο StaySync μέσω της επίσημης πλατφόρμας WhatsApp Business της Meta (Cloud API). Τότε:

• Το StaySync στέλνει και λαμβάνει μηνύματα WhatsApp για λογαριασμό του ξενοδοχείου, από τον δικό του αριθμό και με το δικό του όνομα. Τα μηνύματα παραδίδει η Meta Platforms, σύμφωνα με την Πολιτική WhatsApp Business.
• Αποθηκεύουμε το τηλέφωνο του πελάτη, το κείμενο των μηνυμάτων και την κατάσταση παράδοσής τους (στάλθηκε / παραδόθηκε / διαβάστηκε), συνδεδεμένα με την κράτησή του, ώστε το προσωπικό του ξενοδοχείου να βλέπει τη συνομιλία.
• Το κλειδί πρόσβασης που δίνει η Meta για τον αριθμό του ξενοδοχείου αποθηκεύεται κρυπτογραφημένο και διαγράφεται μόλις το ξενοδοχείο αποσυνδέσει τον αριθμό.
• Δεν χρησιμοποιούμε τα μηνύματα WhatsApp για διαφήμιση, δημιουργία προφίλ ή άλλο σκοπό πέρα από την επικοινωνία του ξενοδοχείου με τους πελάτες του, και δεν τα πουλάμε ούτε τα μοιραζόμαστε με κανέναν άλλο.
• Ο πελάτης μπορεί οποιαδήποτε στιγμή να ζητήσει από το ξενοδοχείο να σταματήσει τα μηνύματα WhatsApp.
• Διατήρηση: τα μηνύματα WhatsApp και η κατάσταση παράδοσής τους διαγράφονται αυτόματα 24 μήνες μετά την αναχώρηση του πελάτη (μήνυμα που δεν συνδέεται με κράτηση: 24 μήνες μετά την αποστολή του). Ο πελάτης μπορεί να ζητήσει από το ξενοδοχείο να διαγραφούν νωρίτερα.

5. Ποιοι άλλοι λαμβάνουν δεδομένα

Δεν πουλάμε ποτέ προσωπικά δεδομένα. Τα μοιραζόμαστε μόνο με τους παρόχους που χρειάζεται η υπηρεσία:

• Φιλοξενία: Hetzner Online GmbH, κέντρα δεδομένων στη Γερμανία (ΕΕ). Κρυπτογραφημένα αντίγραφα ασφαλείας (AES-256, τα κλειδιά τα έχουμε μόνο εμείς): Google Drive.
• Μηνύματα: πάροχοι email του ξενοδοχείου, Meta Platforms (WhatsApp).
• Πληρωμές: Viva Wallet, ePay.
• Διασυνδέσεις που ενεργοποιεί το ξενοδοχείο: το σύστημα διαχείρισής του (π.χ. CloudHotel), ο channel manager του, ο πάροχος ηλεκτρονικής τιμολόγησης (myDATA).
• Λειτουργίες AI (σύνταξη απαντήσεων, μεταφράσεις): OpenAI — μόνο το κείμενο που χρειάζεται η συγκεκριμένη εργασία.

Ορισμένοι πάροχοι μπορεί να επεξεργάζονται δεδομένα εκτός ΕΕ· τότε ισχύουν οι εγγυήσεις του ΓΚΠΔ (π.χ. τυποποιημένες συμβατικές ρήτρες).

6. Πόσο τα κρατάμε

Όσο το ξενοδοχείο χρησιμοποιεί το StaySync και όσο απαιτούν οι νόμιμες υποχρεώσεις του (τα φορολογικά παραστατικά κρατούνται για το διάστημα που ορίζει ο νόμος). Μηνύματα WhatsApp: 24 μήνες μετά την αναχώρηση του πελάτη (ενότητα 4). Όταν ένα ξενοδοχείο σταματήσει την υπηρεσία, τα δεδομένα του διαγράφονται ή του επιστρέφονται, κατόπιν αιτήματος. Τα αντίγραφα ασφαλείας κρατούνται για περιορισμένο διάστημα και μετά διαγράφονται.

7. Ασφάλεια

• HTTPS σε κάθε σύνδεση· κλειδιά πρόσβασης και κωδικοί αποθηκεύονται κρυπτογραφημένα.
• Τα δεδομένα κάθε ξενοδοχείου σε δική του βάση· πρόσβαση μόνο στους χρήστες του, ανά ρόλο.
• Firewall, αποκλεισμός επιθέσεων, κρυπτογραφημένα αντίγραφα εκτός server.

8. Τα δικαιώματά σας

Έχετε δικαίωμα πρόσβασης, διόρθωσης, διαγραφής, περιορισμού, εναντίωσης και φορητότητας. Οι πελάτες απευθύνονται στο ξενοδοχείο με το οποίο συναλλάχθηκαν· εμείς το βοηθάμε να απαντήσει. Μπορείτε επίσης να μας γράψετε στο info@staysyncapp.gr. Πώς ζητάτε διαγραφή: Οδηγίες διαγραφής δεδομένων.

Μπορείτε να υποβάλετε καταγγελία στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (www.dpa.gr).

9. Αλλαγές

Μπορεί να ενημερώνουμε αυτή την πολιτική· η ισχύουσα μορφή βρίσκεται πάντα σε αυτή τη σελίδα, με την ημερομηνία της.